De Cruciale Rol en Opbouw van een Functiebeschrijving bij het Wervingsproces: Een Leidraad
De functiebeschrijving is een essentieel hulpmiddel bij het personeelsbeheer, vooral tijdens het rekruteringsproces. Het stelt het bedrijf in staat om nauwkeurig de vaardigheden te identificeren die nodig zijn voor een bepaalde functie en vergemakkelijkt zo de keuze van de ideale kandidaat. In dit artikel leggen we het belang en de structuur van een functiebeschrijving gedetailleerd uit, met advies over hoe je deze kunt opstellen.
Het belang van een functiebeschrijving
Volgens Françoise Kessler, HR-expert en auteur van het boek ‘Skills management’, is de functiebeschrijving een sleutelelement in het rekruteringsproces: “Het schrijven van een functiebeschrijving is essentieel omdat het het bedrijf in staat stelt duidelijk te zijn over je verwachtingen van de toekomstige werknemer.” Een goed gestructureerd formulier biedt namelijk verschillende voordelen:
- Het presenteert duidelijk de missies en verantwoordelijkheden die verband houden met de functie, waardoor elke dubbelzinnigheid of misverstand tussen de werkgever en de toekomstige werknemer wordt vermeden.
- Het vergemakkelijkt het zoeken naar kandidaten die voldoen aan de door het bedrijf vereiste criteria.
- Het vormt een referentiepunt voor het evalueren van de prestaties van de werknemer gedurende zijn hele loopbaan in de organisatie.
Er moet echter ook worden opgemerkt dat de functiebeschrijving geen wettelijk verplicht document is. De opstelling ervan wordt echter sterk aanbevolen om een goed personeelsbeheer te garanderen.
De structuur van een functiebeschrijving
Om effectief te zijn moet een functiebeschrijving een aantal belangrijke elementen bevatten:
- De functietitel: Het moet nauwkeurig en suggestief zijn, zodat zowel de kandidaat als het bedrijf de gezochte rol duidelijk kunnen identificeren.
- Positie in het organigram: Deze informatie maakt het mogelijk om het hiërarchische niveau van de functie en de functionele relaties met andere afdelingen of medewerkers te lokaliseren.
- Arbeidsomstandigheden : Dit omvat het verstrekken van informatie over dienstregelingen, de werkplek en mogelijke reizen die verband houden met de functie.
- Missies en verantwoordelijkheden: Dit deel is essentieel omdat het in detail de taken beschrijft die aan de toekomstige werknemer zullen worden toevertrouwd, evenals hun verantwoordelijkheden. De missies moeten worden gepresenteerd in volgorde van belangrijkheid of gegroepeerd per domein (administratief, commercieel, technisch, enz.).
- Benodigde vaardigheden : Het kan zowel gaan om technische vaardigheden (beheersing van specifieke software, enz.) als om relationele vaardigheden (vermogen om in teamverband te werken, enz.). Het vereiste niveau voor elke vaardigheid moet ook worden gespecificeerd: beginner, gemiddeld of expert.
Tips voor het opstellen van een functiebeschrijving
Om een effectieve functiebeschrijving te schrijven, is het belangrijk om een paar tips te volgen:
- Betrek de verschillende bij de functie betrokken stakeholders (superieure mensen, collega’s, etc.) bij het schrijven om zoveel mogelijk relevante informatie te verkrijgen.
- Schrijf het blad in duidelijke en beknopte taal en vermijd al te technische of jargonachtige termen.
- Werk het blad regelmatig bij om rekening te houden met wijzigingen in de functie of de vereiste vaardigheden.
Getuigenis van een HR-expert
Volgens Aurélien Boutaudou, recruitment consultant bij Michael Page: “Het schrijven van een functiebeschrijving wordt vaak verwaarloosd, ook al vormt het de belangrijkste stap in het rekruteringsproces. Door de tijd te nemen om de missies en vaardigheden die gezocht worden duidelijk te definiëren, kan het bedrijf effectiever zijn in zijn zoektocht en zo de ideale kandidaat vinden.”
Download ons gratis sjabloon voor functiebeschrijvingen
Om u te helpen een optimale functiebeschrijving te maken, bieden wij u een gratis sjabloon aan om te downloaden. Het bevat alle essentiële elementen om uw document te structureren en uw aanwervingsprocedures te vergemakkelijken.Klik hier om ons sjabloon te downloaden.
Aurélie Tachot, met mijn eerdere ervaring als hoofdredacteur van ExclusiveRH.com en huidige bijdrager voor Figaro Recruteur in de sectie Advies met een focus op digitaal en ontwikkelingen in de arbeidswereld.